13 tips voor jouw online event, vorming, vergadering of uitwisselingsmoment

Om focus en betrokkenheid van deelnemers tijdens jouw online events te stimuleren, zijn een ander soort facilitatie en werkvormen nodig dan in een real-life. Het vraagt niet alleen een nog meer gedetailleerde planning, maar zeker ook de nodige dosis creativiteit. Hier volgen 13 tips om jouw online moment te doen slagen.

 #1 Draaiboek = filmscript

Je regisseert je online event als een filmregisseur. Zorg voor een ijzersterk script waarin elke seconde telt en ieders rol duidelijk is. Je draaiboek voor je online event zit strak in elkaar met aandacht voor technische details en beeldregie. Voorzie je van timers en zorg voor voldoende afwisseling.

#2 De juiste tool voor de juiste job

One size does not fit all. Maak een analyse van je proces en doel om de juiste (combinatie van) tools te selecteren. Daarnaast houd je rekening met gebruiksvriendelijkheid en de digitaligheid van je deelnemers. Exploreer tools maar Keep It Simple Stupid.

#3 Tools 4 dummies

Een nieuwe tool is als een nieuwe taal. Stuur op voorhand een mail met praktische en technische instructies. Ook een instructievideo of oefenomgeving kunnen de barrière verlagen. Geef de deelnemers de kans om uit te schrijven moesten ze er toch niet voor te vinden zijn.

#4 Meer is minder

Ga je actief met de deelnemers aan de slag? Limiteer dan het aantal personen voor jouw online event. Nodig niet meer mensen uit dan nodig om ontgoocheling te vermijden en wees realistisch: een minimum aan (digi)taligheid is vereist. Geef dit aan bij de uitnodiging.

#5 Ontwerp je proces synchroon én asynschroon

Eén van de grootste voordelen van online events? Het combineren van synchrone en asynchrone methoden: een deel van je proces vindt live plaats (synchroon), een ander (asynchroon) deel gebeurt vooraf en nadien. Daarom beperk je de informatieoverdracht tijdens je live moment: hier focus je op co-creatie, uitwisseling, samenwerken. Je houdt plenaire sessies beperkt tot 20 minuten. Algemene informatie, zowel technisch als inhoudelijk, geef je op voorhand mee via mail, je (digitaal) uitwisselingsplatform of video. Na je live moment geef je deelnemers de mogelijkheid om terug te komen en de output te verrijken.

#6 Begeleiding = inhoudelijk + technisch

Ook bij je online event komen er heel wat praktische zaken kijken. Net zoals een offline event doe je dit dus in principe niet alleen. Zorg ook binnen je team voor een duidelijke rolverdeling: ten minste één persoon is bezig met het technische luik, zodat een tweede persoon zich kan focussen op het inhoudelijke proces!

#7 Breakouts, ook online

Een plenaire sessie voor een welkomstwoord of algemene toelichting? Zeker! But people love to chitchat. Maak gebruik van online breakout rooms om in kleine groepen te discussiëren of ervaringen uit te wisselen. In kleinere groepen krijg je meer interactie en kan de energie vrijer stromen. Terugkoppelen doe je dan weer plenair.

#8 Werk visueler

Je gesprekspartners, maar ook jezelf de hele tijd zien in beeld vraagt onbewust heel veel energie. Brainstormborden, moodboards en andere visuals trekken onze aandacht op een andere manier. Daardoor kun je de focus van deelnemers verplaatsen van hun eigen beeld en dat van anderen, naar de inhoud.

#9 Actiever communiceren

Omdat je in een online context minder goed kan ‘lezen’ hoe het met mensen gaat, moet je er echt naar vragen. Als anderen jouw subtiele signalen niet oppikken, zal je dus zelf ook explicieter moeten zijn over wat je nodig hebt. Vasthouden aan een korte check-in en check-out om te polsen hoe iedereen zich bij de start en aan het einde van de samenkomst voelt, is geen overbodige luxe. Daarnaast is het aan te raden om tussentijds op een snelle manier feedback en meningen te verzamelen van je deelnemers met een poll of stemming. Zolang je maar de vinger aan de pols houdt van wat er leeft.

#10 Zeg het ook met chat

Iemand anders is nog aan het woord en je wil die niet onderbreken? Wijs de deelnemers op de chatfunctie: zo kunnen vragen of toevoegingen toch gedeeld worden en kan iedereen vlot inpikken. Idealiter voorzie je hier ook een moderator, die enkel met de chat bezig is!

#11 Stilte is het nieuwe brainstormen

Wil je brainstormen? Dat werkt luidop in offline setting heel inspirerend. Tijdens een online braimstorm drijft echter stilte de productiviteit omhoog. Voorzie dus voldoende, korte, stilte-intermezzos.

#12 Faciliteer non-verbaal schermgedrag

Non-verbaal gedrag is ontegensprekelijk van meerwaarde om emoties of de boodschap van deelnemers goed in te schatten. Stimuleer daarom het gebruik van emoji en moedig - waar mogelijk - gebruik van webcam en fysieke gebaren aan.

#13 Beweeg (virtueel)

Online werken kan heel vermoeiend zijn. Voorzie pauzes om een tas koffie te halen, maar er is meer. Je kan mensen vragen om even recht te staan, om iets te halen, om gebaren te maken bij een stemming... Maar ook virtueel kan je zorgen voor beweging door te zorgen voor afwisseling in het beeld. Bijvoorbeeld door van scherm te wisselen bij het presenteren, door in break-out rooms mensen in een andere samenstelling samen te zetten, wissel van rolverdeling... En vergeet niet om achteraf fysiek te bewegen.